Basierend auf Ihren Kommentaren müssen Sie zu einem IMAP- oder einem ähnlichen Mailbox-System wechseln, anstatt ein POP3-System zu sein.
IMAP verfügt über ein "online" freigegebenes Postfach, auf das Ihre Benutzer zugreifen können. Wenn eine Nachricht gesendet wird, stehen die gespeicherten Nachrichten allen Benutzern zur Verfügung und nicht nur dem sendenden Benutzer.