Aus dem Seriendruck mit einer Excel-Tabelle :
Seriendruck wird verwendet, um mehrere Dokumente gleichzeitig zu erstellen. Diese Dokumente haben identisches Layout, Formatierung, Text und Grafiken. Nur bestimmte Abschnitte jedes Dokuments variieren und sind personalisiert. Die Dokumente, die Word mit Serienbriefen erstellen kann, umfassen Massenetiketten, Briefe, Umschläge und E-Mails. Der Seriendruckvorgang umfasst drei Dokumente:
Ihr Hauptdokument
Ihre Datenquelle
Ihr zusammengeführtes Dokument
Schritt 1: Bereiten Sie Daten in Excel für den Seriendruck vor
Der wichtigste Schritt beim Seriendruck ist die Einrichtung und Vorbereitung Ihrer Daten. Sie verwenden Ihre Excel-Tabelle als Datenquelle für die Empfängerliste.
Hier finden Sie einige Tipps zum Vorbereiten Ihrer Daten für einen Seriendruck. Stelle sicher:
Spaltennamen in Ihrer Tabelle stimmen mit den Feldnamen überein, die Sie in Ihren Seriendruck einfügen möchten. Um Leser beispielsweise nach ihrem Vornamen in Ihrem Dokument anzusprechen, benötigen Sie separate Spalten für Vor- und Nachnamen.
Alle Daten, die zusammengeführt werden sollen, befinden sich im ersten Arbeitsblatt Ihrer Tabelle.
Dateneinträge mit Prozentsätzen, Währungen und Postleitzahlen werden in der Kalkulationstabelle korrekt formatiert, damit Word ihre Werte richtig lesen kann.
Die im Seriendruck zu verwendende Excel-Tabelle wird auf Ihrem lokalen Computer gespeichert.
Änderungen oder Ergänzungen Ihrer Kalkulationstabelle werden abgeschlossen, bevor sie mit Ihrem Seriendruckdokument in Word verbunden werden.
HINWEISE: Sie können Informationen aus Ihrer Excel-Tabelle importieren, indem Sie Informationen aus einer durch Kommas getrennten Wertdatei (.csv) oder Textdatei (.txt) importieren und mit dem Textimport-Assistenten eine neue Tabelle erstellen.
Weitere Informationen finden Sie unter Vorbereiten der Excel-Datenquelle für den Seriendruck in Word .
Schritt 2: Starten Sie den Seriendruck
In Word, wählen Sie File> New> Blank document.
Wählen Sie auf der Registerkarte Mailings in der Gruppe Seriendruck starten die Option Seriendruck starten, und wählen Sie dann die Art der Zusammenführung aus, die Sie ausführen möchten.
Screenshot der Registerkarte "Mailings" in Word mit dem Befehl "Seriendruck starten" und der Liste der verfügbaren Optionen für den Typ der Zusammenführung, die Sie ausführen möchten.
Wählen Sie Empfänger auswählen> Vorhandene Liste verwenden.
Screenshot der Registerkarte "Mailings" in Word mit dem Befehl "Empfänger auswählen" und der Option "Vorhandene Liste verwenden".
Navigieren Sie zu Ihrer Excel-Tabelle und wählen Sie Öffnen.
Wenn Sie von Word dazu aufgefordert werden, wählen Sie Sheet1 $> OK.
Hinweis: Jetzt ist die Excel-Tabelle mit dem Seriendruckdokument verbunden, das Sie in Word erstellen.
Bearbeiten Sie Ihre Mailingliste
Sie können einschränken, wer Ihre E-Mails erhält.
Wählen Sie Edit Recipient List.
Screenshot der Registerkarte "Mailings" in Word mit markiertem Befehl "Empfängerliste bearbeiten".
Deaktivieren Sie im Dialogfeld Seriendruckempfänger das Kontrollkästchen neben dem Namen aller Personen, die Ihr Mailing nicht erhalten möchten.
Wählen Sie Zeilen aus, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren
HINWEIS: Sie können die Liste auch sortieren oder filtern, um das Auffinden von Namen und Adressen zu erleichtern. Weitere Informationen zum Sortieren und Filtern von Elementen finden Sie unter Sortieren und Filtern der Daten für einen Seriendruck .
Schritt 3: Fügen Sie ein Seriendruckfeld ein
Sie können ein oder mehrere Seriendruckfelder einfügen, um die Informationen aus Ihrer Tabelle in Ihr Dokument zu ziehen.
So fügen Sie einen Adressblock für einen Umschlag, ein Etikett, eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief ein
Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Felder schreiben und einfügen die Option Adressblock.
Adressblock-Zusammenführungsfeld einfügen
Wählen Sie im Dialogfeld Adressblock einfügen ein Format für den Namen des Empfängers aus, der auf dem Umschlag erscheinen soll.
Adressblock-Optionen
Wählen Sie OK.
Wählen Sie File> Save.
So fügen Sie eine Grußzeile in eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief ein
Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreiben und Einfügen die Option Begrüßungszeile.
Screenshot der Registerkarte Mailings in Word, wobei der Befehl Begrüßungszeile hervorgehoben ist.
Führen Sie im Dialogfeld Grußzeile einfügen Folgendes aus:
Ändern Sie unter Begrüßungszeilenformat gegebenenfalls die Begrüßung, indem Sie die Begrüßung (Standard ist Dear), das Format für den Empfängernamen und die Schlusszeichen (ein Komma ist das Standardformat) auswählen. und Wählen Sie unter Begrüßungszeile für ungültige Empfängernamen eine Option in der Anredeliste.
Wählen Sie OK.
Wählen Sie File> Save.
Um Daten aus Ihrer Tabelle in eine E-Mail-Nachricht oder einen Brief einzufügen
Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen in der Gruppe Schreiben und Einfügen Felder einfügen.
Wählen Sie im Dialogfeld Seriendruckfeld einfügen unter Felder einen Feldnamen (Spaltennamen in Ihrer Kalkulationstabelle) aus, und wählen Sie Einfügen.
Wiederholen Sie Schritt 2 nach Bedarf und wählen Sie Schließen, wenn Sie fertig sind.
Wählen Sie File> Save.
Weitere Informationen zum Hinzufügen von Feldern aus Ihrer Kalkulationstabelle zum Seriendruckdokument finden Sie unter Seriendruckfelder einfügen. Wenn Sie mehr über Optionen zum Einrichten von E-Mail-Nachrichten erfahren möchten, lesen Sie die Informationen unter E- Mail-Zusammenführung in Word .
Schritt 4: Vorschau und Fertigstellung des Seriendrucks
Nachdem Sie die gewünschten Seriendruckfelder eingefügt haben, können Sie eine Vorschau der Ergebnisse anzeigen, um zu bestätigen, dass der Inhalt in Ordnung ist. und dann können Sie den Zusammenführungsvorgang abschließen.
Wählen Sie auf der Registerkarte Sendungen die Option Ergebnisvorschau.
Screenshot der Registerkarte "Mailings" in Word mit der Gruppe "Preview Results".
Klicken Sie auf die Schaltfläche Weiter, Nächster Datensatz für die Seriendruckvorschau, oder auf die Schaltfläche Vorheriger vorheriger Datensatz, um die Datensätze in der Seriendruckvorschau aufzurufen, um durch die Datensätze in Ihrer Datenquelle zu navigieren und anzuzeigen, wie die Datensätze im Dokument erscheinen.
Wählen Sie in der Gruppe Fertig stellen die Option Fertigstellen und Zusammenführen aus, und wählen Sie Dokumente drucken oder E-Mail-Nachrichten senden.
Screenshot der Registerkarte Mailings in Word mit dem Befehl Fertigstellen und Zusammenführen und seinen Optionen.
Schritt 5: Speichern Sie Ihren Seriendruck
Wenn Sie das Seriendruckdokument speichern, bleibt es mit Ihrer Datenquelle verbunden. Sie können das Seriendruckdokument für Ihr nächstes Massenmailing wiederverwenden.
Öffnen Sie das Seriendruckdokument, und wählen Sie Ja, wenn Word Sie auffordert, die Verbindung beizubehalten.