Mehrere Dokumente aus einer Quelle: 1 Quelle für den Lebenslauf, mit der drei oder mehr Versionen erstellt werden können

Ähm ... beides klingt viel mehr als ein einfacher Serienbrief? Fügen Sie den gleichen Text in das Hauptdokument ein, geben Sie den anderen Text in die Datenquelle ein (eine Excel-Tabelle wird wahrscheinlich den Job erledigen), verwenden Sie MERGE-Felder und IF-Anweisungen (Mailings / Rules / IF..THEN ..). ELSE ..), um die Einfügung des variablen Textes zu steuern und dann über die Option Mailings / Fertigstellen und Einzelnutzen bearbeiten das gewünschte Dokument zu generieren

Obwohl dies in Word nicht so unkompliziert ist wie in Adobe FrameMaker (das über bedingte Textfunktionen verfügt), ist es dennoch möglich. Hier sind die 2 Ansätze, die ich in der Vergangenheit (oder teilweise) verwendet habe. Es kann andere geben.

In beiden Fällen sollten Sie Ihr Basisdokument als (Makro-fähige) Word-Vorlage speichern, die Sie dann zum Generieren der drei endgültigen Versionen verwenden.

A. Versionsspezifische Zeichenstile

1. Entwerfen Sie den Inhalt, der sich in den verschiedenen Versionen unterscheidet, und überlappen Sie diese Unterschiede, und erstellen Sie dann 6 neue Zeichenstile oder so viele, wie Sie für die Unterschiede und Überschneidungen bestimmt haben. Setzen Sie für jedes Feld den Stil basierend auf (zugrunde liegende Eigenschaften) und geben Sie einen beschreibenden Namen ein. Zum Beispiel könnten Sie die Stile nennen Version 1 Nur, Version 2 nur, Version 3 Nur, Versionen 1, 2, Versionen 1 & 3 und Versionen 2 und 3 (oder, wenn die Versionen beziehen Formate für die Ausgabe in einer Datei, PDF - Nur, RTF Nur, usw.). Sie müssen keine anderen Eigenschaften der Stile definieren.
2. Verwenden Sie diese Stile, um den Inhalt zu kennzeichnen, der für eine oder mehrere Versionen spezifisch ist. Inhalte, die von allen 3 Versionen gemeinsam genutzt werden, werden mit keinem dieser Stile markiert.
3. Zeichnen Sie 3 Makros auf. In der ersten, mit dem Namen Version 1 (zum Beispiel), ändern Sie die Version 2 nur, Version 3 Nur, und Versionen 2 und 3 Arten, auf der Schriftart des Dreh versteckte Eigenschaft. In der Version 2 Makro, tun Sie das Gleiche für die Version 1 Nur, Version 3 Nur, und Versionen 1 und 3 Arten. Im Makro der Version 3 führen Sie dies nur für Version 1 Only, Version 2 Only und die Versionen 1 und 2 durch. Ich nehme an, dass jedes Makro auch Schritte enthalten kann, die die Ausgabe tatsächlich im gewünschten Dateiformat (PDF, RTF usw.) für Sie speichern, aber ich habe dies noch nie versucht.

Es ist unnötig zu erwähnen, dass dieser Ansatz etwas schmerzhaft ist (wenn Sie jedoch nicht mit den in Methode B verwendeten Steuerelementen vertraut sind, ist dies wahrscheinlich die bessere Wahl). Da in Word jeweils nur ein benannter Zeichenstil auf ein bestimmtes Textstück angewendet werden kann, gehen andere Stilstile auf den Text, der in einigen Versionen verborgen wird, verloren, wenn Sie dies tun die verschiedenen versionsspezifischen Stile anwenden.

B. Inhaltssteuerelemente der Building Block Gallery

Insbesondere wenn sich die Unterschiede auf der Ebene von ganzen Sätzen, Absätzen oder Abschnitten beziehen oder wenn andere Zeichenstile in dem sich ändernden Text angewendet werden müssen, können Sie die varianten Textblöcke als Gruppen von Quick Parts speichern. Sie können dann an jeder Stelle, an der der Text variieren muss, ein Inhaltssteuerelement für die Bausteingalerie (auf der Registerkarte " Entwickler" verfügbar ) einfügen und diesem Steuerelement die entsprechende Gruppe (Galerie / Kategorie) der Varianten zuweisen.

Sie können dann einfach die passende Variante für jeden Textblock in einem Dropdown-Menü auswählen. Ich habe diesen Ansatz kürzlich in einer Vorlage verwendet, die für verschiedene Dokumenttypen verwendet wird, für die jeweils etwas anderer Copyright-Text erforderlich ist.

Vermutlich könnten Sie auch ein Makro aufzeichnen oder Code schreiben, der automatisch alle Textvarianten 'Version 1', 'Version 2' oder 'Version 3' im gesamten Dokument auswählt und die Ausgabe im gewünschten Dateiformat speichert. aber ich habe das nie versucht.