Wie füge ich vorgemachte Antworten zu Outlook hinzu (2003)

Ich würde eine Anwendung wie " Auto Hot Key " verwenden. Sie können alle Ihre eingemachten Antworten einer bestimmten Tastenkombination zuordnen. Sie können so viele Tastenkombinationen definieren, dass Sie einige eingegangene Antworten abdecken können. Sie müssen nur die von Ihnen konfigurierte Tastenkombination drücken und der von Ihnen vordefinierte Inhalt wird eingefügt. Sehr praktisch für alles, was sich in der Natur wiederholt oder dupliziert.

Sehen Sie sich QuickParts in Outlook 2007 an (wenn Sie das verwenden).

Dies ist ein guter Artikel von lifehacker.com zu diesem Thema.

Ich habe in Outlook 2007 persönliche Formulare verwendet.

Um die vorgefertigte Antwort zu erstellen, erstelle ich eine neue Nachricht und dann Speichern unter ... eine Outlook-Vorlage (* .oft).

Um die festgelegte Antwort zu senden, gehe ich zu "Werkzeuge"> "Formulare"> "Formular auswählen"> "Suchen in": Benutzervorlagen im Dateisystem.

Natürlich verwende ich Auto Hot Key, um die obigen Aktionen auszuführen.

Sie können dazu Outlook-Regeln verwenden. Sie können diese so konfigurieren, dass sie nach einem bestimmten Betreff oder einem bestimmten Schlüsselwort suchen und dann automatisch eine Antwort basierend auf einer Vorlage zurückschicken.

Wenn es jedoch zuerst geändert werden muss, müssen Sie vermutlich einige Outlook-Makros erstellen, um dies zu handhaben.

Während alle anderen genannten Lösungen gut und gültig sind, habe ich festgestellt, dass die Umsetzung der "Unterschriften", die die vorgefertigte Antwort enthalten, für meine weniger technischen Offiziere am einfachsten war. Von dort ist es ein einfaches Einfügen -> Signatur -> [Antwort auswählen]

Stellen Sie nur sicher, dass Sie nicht versehentlich eine der Antworten in Ihre Standardzeichenfolge verwandeln.

Dies funktioniert am besten, wenn Sie sich in einer Umgebung befinden, in der Sie kein Add-In installieren können und Sie nicht möchten, Makros für all Ihre Freunde zu programmieren.

Zwei hilfreiche Methoden habe ich gerade gefunden. Erste Lösung ist etwas besser, IMO:

Outlook-Quick-Parts-Technik - Verwenden Sie die neue Funktion "Quick Parts" von Outlook 2007+, um einen wiederverwendbaren Textblock zu erstellen, den Sie bei Bedarf einfügen können. (Für Benutzer von Outlook 2003 kann die ähnliche AutoText-Funktion ersetzt werden, weniger die Möglichkeit, die Formatierung beizubehalten.)

Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht, als würden Sie jemandem eine E-Mail schreiben. Geben Sie in diesem Fenster eine vorgefertigte Antwort ein, die Sie Ihren Kunden häufig geben. Wenn Sie fertig sind, wählen Sie die gesamte Antwort aus (markieren Sie den Text). Klicken Sie auf der Registerkarte "Einfügen" auf "Quick Parts", wie unten gezeigt.

Nachdem Sie auf "Schnelle Teile" geklickt haben, wählen Sie die Option "Auswahl in der schnellen Teilegalerie speichern ...". Ein neues Fenster wird geöffnet, in dem Sie dieses einer Kategorie zuweisen können, wenn Sie möchten, und den Anzeigenamen ändern.

Stellen Sie sicher, dass die Galerie als "Quick Parts" aufgeführt ist. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf die Schaltfläche "OK". Sie haben gerade Ihre erste Antwort erstellt. Gehen Sie in Ihrer E-Mail zu einer neuen Zeile (oder löschen Sie den vorherigen Text, den Sie in "Quick Parts" kopiert haben). Wenn Sie bereit sind, Ihre vorgefertigte Antwort einzufügen, klicken Sie auf der Registerkarte "Einfügen" auf "Quick Parts" (wie beim Hinzufügen einer neuen vorgefertigten Antwort) und klicken Sie in der angezeigten Liste auf die Antwort, die Sie hinzufügen möchten.

Nachdem Sie auf dieses Kästchen geklickt haben, wird Ihre Antwort automatisch in Ihre E-Mail eingefügt. Wenn Sie weitere vorgefertigte Antworten hinzufügen möchten, geben Sie sie einfach ein und führen Sie die oben genannten Schritte aus, um sie den "Quick Parts" von Outlook hinzuzufügen.

Um die Produktivität von Outllook zu verbessern, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf "Quick Parts" und wählen Sie "Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen". Jetzt müssen Sie nicht einmal auf die Registerkarte "Einfügen" klicken, um zu den Quick Parts zu gelangen. Quick Parts ist in der Symbolleiste immer verfügbar (siehe unten).

Outlook 2007 Drafts Copy Technique - Funktioniert wahrscheinlich auch in früheren Versionen. Speichern Sie einfach Ihre vordefinierte Antwort-E-Mail als Entwurf und duplizieren Sie die Bearbeitung, um eine neue Instanz zu bearbeiten, wann immer Sie sie anpassen und senden müssen.

1. Öffnen Sie Outlook.
2. Gehen Sie zum Navigationsbereich.
3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Entwürfe und wählen Sie Neuer Ordner.
4. Beschriften Sie den neuen Ordner mit Canned Responses oder Premade Messages.
5. Wenn Sie Nachrichten für Zuhause und für die Arbeit erstellen möchten, können Sie Unterverzeichnisse für Ihren neuen Ordner erstellen.
6. Erstellen Sie eine neue Nachricht wie gewohnt.
7. Verwenden Sie einen richtigen (aber beschreibenden) Betreff für die Nachricht.
8. Speichern Sie die neue Nachricht (adressieren oder senden Sie sie nicht!).
9. Nachdem Sie Ihre vorgefertigten Nachrichten erstellt haben, ziehen Sie sie aus den Entwürfen in den Ordner "Canned Responses" (oder Unterordner).

Wenn Sie nun das nächste Mal eine dieser E-Mails versenden, wechseln Sie zum Ordner "Canned Responses", klicken Sie mit der rechten Maustaste, ziehen Sie die E-Mail in die Entwürfe und ziehen Sie sie in das Textfeld. Wählen Sie dann im Kontextmenü den Befehl "Kopieren". Wählen Sie die kopierte E-Mail aus, adressieren und versenden Sie sie.

Es gibt ein Add-In namens Email Templates (www.emailtemplates.com). Sie können "Tempaltes zitieren" verwenden, um auf einfache Weise Antworten in Dosen zu erstellen. Das Beste ist, wenn Sie Exchange oder IMAP verwenden, können die Vorlagen für alle Benutzer mit Zugriff freigegeben werden.

Schreiben Sie ein Makro:

(Beachten Sie, dass dies für Outlook 2007 gilt, aber ich kann mir vorstellen, dass es 2003 nicht allzu verschieden sein wird.)

Öffnen Sie Extras> Makro> Visual Basic Editor, doppelklicken Sie auf ThisOutlookSession, und fügen Sie dieses (oder ähnliches) in ...

Public Sub CannedResponseInfo() 'Insert text Set objDoc = Application.ActiveInspector.WordEditor Set objSel = objDoc.Windows(1).Selection objSel.TypeText Text:="Hello," & vbCrLf & vbCrLf & _ "Thank you for bla bla bla " & _ "And bla bla bla." & vbCrLf & vbCrLf & _ "Bla bla ispum florum diddle doo," & vbCrLf & vbCrLf & _ "Yours," & vbCrLf & vbCrLf & _ "Slartibartfast"  'bonus: insert attachment Call item.Attachments.Add("C:\Users\Public\Documents\topsecret.pdf") End Sub 

Um dies zu verwenden, müssen Sie zuerst auf die Nachricht antworten, auf die Sie antworten möchten, und dann das Makro ausführen.