Software-Support für (Vorstands-) Besprechungen

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Tim Pietzcker

Ich arbeite in einem Universitätsklinikum, und unter anderem bin ich für die Organisation unserer Vorstandssitzungen verantwortlich. Die Vorbereitung und Durchführung der Besprechungen ist zwar sehr interessant, aber es gibt viele langweilige, sich wiederholende und fehleranfällige Schreibarbeiten, für die ich gerne IT-Unterstützung hätte. Ich habe eine Weile gegoogelt und habe mich umgesehen, aber nichts gefunden, das zu passen scheint.

Ich suche nach einer Datenbank, in der ich diese Meetings aufbewahre und dokumentiere. Zu jedem Tagesordnungspunkt möchte ich dokumentieren

  • Standardinformationen wie Autor, Datum, Verweise, Titel usw.
  • eine Beschreibung des zu bestimmenden Punktes
  • den zu beschließenden Text des Antrags
  • alle Anhänge / Anlagen, die für den Artikel relevant sind (als PDF- oder MS Office-Dateien, und es wäre großartig, wenn diese durchsucht werden könnten)
  • die Person (en), die für die Umsetzung des Beschlusses verantwortlich sind
  • die Person (en), die über die Entscheidung informiert werden müssen
  • jede zusätzliche Diskussion, die für das Protokoll dokumentiert werden muss
  • alle Änderungen an der Bewegung, die während der Sitzung festgelegt wurden

Es wäre schön, wenn das System in der Lage wäre, neue Tagesordnungspunkte aus anderen Quellen als mir selbst zu akzeptieren (z. B. über eine Weboberfläche in unserem Intranet). Und natürlich würde ich es lieben, die Adressen aller Beteiligten zu speichern, sie über die für sie relevanten Entscheidungen zu informieren und aus den in der Datenbank gespeicherten Informationen automatisch die Einladungen, die Tagesordnung und das Protokoll des Meetings zu generieren.

Ich hätte erwartet, dass diese Aufgaben in so vielen Organisationen so üblich sind, dass es Standard-Standardsoftware dafür geben muss, aber ich scheine an den falschen Stellen gesucht zu haben.

Ich bin dankbar für alle Tipps, wenn ich nicht meine eigene Datenbank in MS Access aufbauen möchte :)

BEARBEITEN: Eine weitere Voraussetzung ist, dass diese Software lokal in unserem Intranet installiert werden kann. Eine Web-gehostete Lösung wird höchstwahrscheinlich nicht möglich sein.

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4 Antworten auf die Frage

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Matt

Es ist eine ziemlich große Einrichtung, aber haben Sie sich eine Sharepoint-Site angesehen? Diese können so eingerichtet werden, dass sie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, Workflows, E-Mail-Erinnerungen, Zeitplänen usw. enthalten. Sie können die Seiten dann in einer Art Community-Wiki-Stil einrichten oder auf bestimmte Personen beschränken. Je nachdem, wie Sie mit Ihren E-Mails / Dokumenten (Exchange Server / Microsoft Office) umgehen, ist eine gewisse Integration möglich. Klingt, als könnte es genau das sein, was Sie brauchen.

Microsoft Sharepoint

+1 Es gibt standardmäßige Site-Vorlagen speziell für Meetings. shufler vor 14 Jahren 0
Vielen Dank! Ich denke, wir haben bereits Sharepoint in unserem IT-Zentrum. Werde nachschauen. Tim Pietzcker vor 14 Jahren 0
Schade, dass ich zwei Antworten nicht akzeptieren kann. Oder zweimal positiv gestimmt :) Tim Pietzcker vor 14 Jahren 0
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Chris

Meinen Sie so etwas wie MeetingSense ?

Das sieht interessant aus. Anscheinend funktioniert es bei uns nicht, da alle Daten auf einem MeetingSense-Server gespeichert sind. Da es sehr sensible Themen und Daten gibt, wird das Management eine solche Lösung wahrscheinlich nicht genehmigen. Ich werde es mir aber genauer ansehen - danke bisher! Tim Pietzcker vor 14 Jahren 0
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Richard Hoskins

Hast du ein Wiki in Betracht gezogen ?

Wikipedia bietet einen Vergleich von Wiki-Software.

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harrymc

Sie können sich NovusAGENDA ansehen .
Dies ist eine webbasierte Lösung, die jedoch auf Ihrem In-House-Server installiert werden soll.

NovusAGENDA ist eine elektronische Lösung, die Sie bei der Erstellung, Genehmigung und Verfolgung von Elementen für bevorstehende und vergangene Verwaltungsratssitzungen unterstützt. Der gesamte Prozess erstellt eine automatisierte papierlose Agenda-Lösung. Das Hinzufügen eines Tagesordnungspunkts, beispielsweise die Genehmigung eines neuen Projekts, kann jetzt in einer gut organisierten systematischen Lösung gesteuert werden.

Das sieht sehr vielversprechend aus. Vielen Dank! Ich habe sie für weitere Informationen kontaktiert. Tim Pietzcker vor 14 Jahren 0

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