Sie müssen bei einem Outlook-Profil angemeldet sein, das das freigegebene Postfach als primäres Konto hat, um automatische / serverseitige Regeln dafür festlegen zu können.
Sie können (sollten) nur serverseitige Regeln für dieses Postfach festlegen (über dieses Profil), sodass es ausgelöst wird, auch wenn niemand in diesem Profil (oder Outlook) angemeldet ist.
Hier haben Sie eine anständige (Beispiel-) Anleitung gefunden, in der beschrieben wird, wie ein automatischer Antwortdienst für ein gemeinsam genutztes Postfach eingerichtet wird. Hier ist in einer leicht bearbeiteten Form:
Sie können in Microsoft Outlook 2007 automatische E-Mail-Antworten erstellen, die von einem nicht persönlichen E-Mail-Konto stammen. Um automatisch auf Nachrichten zu antworten, richten Sie ein freigegebenes Postfach ein. Verwenden Sie Regeln in Outlook 2007, damit der Mailserver automatisch auf Nachrichten antwortet.
Einrichten eines zweiten Outlook-Profils
Um eine Outlook AutoResponse von einem freigegebenen Postfach aus einzurichten, müssen Sie ein zweites Outlook-Profil erstellen, das nur eine Verbindung zum freigegebenen Postfach herstellt:
Klicken Sie auf das Startmenü, wählen Sie Systemsteuerung aus, und doppelklicken Sie auf Mail. Das Feld "Mail Setup" wird angezeigt.
Klicken Sie auf Profile anzeigen, wählen Sie Eingabeaufforderung für ein zu verwendendes Profil, klicken Sie auf Hinzufügen, und geben Sie den Namen Ihres neuen Profils ein. OK klicken.
Aktivieren Sie Servereinstellungen manuell konfigurieren… und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie Microsoft Exchange aus, klicken Sie auf Weiter, und geben Sie den Namen des Microsoft Exchange-Servers ein.
Geben Sie im Feld Benutzername den Namen der freigegebenen Mailbox ein.
Klicken Sie auf Weiter, um den Assistenten zu beenden.
So senden Sie eine Antwort mit einem benutzerdefinierten Betreff und einer Nachricht an jede Nachricht:
Starten Sie Outlook und wählen Sie das oben erstellte Profil aus.
Wählen Sie den Posteingang aus und klicken Sie auf Werkzeuge> Regeln und Benachrichtigungen.
Klicken Sie auf Neue Regel und dann auf Nachrichten prüfen, wenn sie ankommen.
Klicken Sie zweimal auf Weiter (tun Sie nichts im Feld "Welche Bedingungen möchten Sie ankreuzen?".)
Wählen Sie Server mit einer bestimmten Nachricht antworten, und klicken Sie auf… eine bestimmte Nachricht. Eine leere E-Mail wird angezeigt.
Geben Sie in die Felder Betreff und Nachricht die Nachricht ein, die Sie senden möchten. Lassen Sie die Felder An, CC und BCC (falls angezeigt) leer
Klicken Sie auf Speichern und schließen, um das Nachrichtenfenster zu schließen, und klicken Sie auf Weiter.
Wählen Sie die entsprechende Ausschlussoption (falls vorhanden) und klicken Sie auf Weiter.
Benennen Sie die Regel (aktivieren Sie das Kontrollkästchen Diese Regel ausführen nicht.) Und aktivieren Sie Diese Regel aktivieren.
Klicken Sie auf Fertig stellen.
Sie können Outlook jetzt schließen und mithilfe Ihres Profils neu starten.
Für jede Nachricht, die Sie im freigegebenen Postfach erhalten, sendet der Server eine automatische Antwort an den Absender, unabhängig davon, ob Outlook auf Ihrem Computer ausgeführt wird.
Hoffentlich hilft das.