Archivieren von Office-365-Postfächern und -Dateien von Mitarbeitern

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Quango

Welche Optionen gibt es für die Archivierung von Ex-Mitarbeitern aus Office 365? Wir müssen ein Archiv ihrer Mailbox- und OneDrive-Dateien speichern.

Was machen wir jetzt?

Wenn ein Benutzer derzeit verlässt, deaktivieren wir zunächst sein Login. Wir sollten dann ihr Postfach zu "shared" migrieren (damit keine Lizenz erforderlich ist und wir den Benutzer löschen und einem Manager zur Verfügung stellen können). Dieses Postfach müssen wir später archivieren.

Problem 1 : Dies ist ein sehr manueller Prozess. Mein Support-Team hat einen Schlüsselbenutzer vermasselt und seine 365-Lizenz entfernt. Nach 30 Tagen wurde sein Postfach gelöscht.

Problem 2 : Es gibt keine einfache Möglichkeit, das alte Postfach in einer PST-Datei zu archivieren.

Frage

Ich habe mich gefragt, ob es Lösungen gibt, die die Leute dafür verwenden?

Ich habe sowohl SuperUser als auch ServerFault durchsucht - seltsamerweise scheint das nicht im Detail zu sein, es sei denn, meine Suchbegriffe waren fehlerhaft.

Wunschzettel

Unser Ideal wäre ein automatisierter Prozess, den wir pro Benutzer erwerben, der zuerst das Postfach migriert und dann nach einer bestimmten Zeit automatisch in einem Geschäft archiviert. Ich habe online nach Lösungen gesucht und nichts passendes gefunden.

Für Problem 2 verwenden wir MigrationWiz, mit dem wir Postfächer archivieren können. Es ist jedoch ein mehrstufiger manueller Vorgang, um diese Arbeit zu vereinfachen und zu einfach zu machen.

Ich habe auch inaktive Postfächer gesehen (mit der Funktion zum Halten von Rechtsstreitigkeiten). Dies verbraucht eine Lizenz und ich glaube, dass es in Zukunft zurückgezogen wird.

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Ich bin nicht sicher, in welchem ​​Land Sie tätig sind, ich arbeite in der Europäischen Union, und niemand hat Zugang zu meinem OneDrive und meiner Mailbox. Ich denke, es ist gut. Wenn jemand das Unternehmen verlässt, sollten Sie nur das behalten, was für das Unternehmen wirklich wichtig ist, und es sollte mit relevanten Personen geteilt werden, anstatt nur zu archivieren. Wenn diese Person über E-Mails verfügte, die es wert waren, aufbewahrt zu werden, sollten diese E-Mails an erster Stelle cc-d an freigegebene Postfächer haben, anstatt persönliche Postfächer zu archivieren. Ich halte es für notwendig, die Politik hier zu ändern und nicht zu archivieren. Máté Juhász vor 6 Jahren 0
Danke für die Meinung @ MátéJuhász. Wenn Sie alles auf diese Weise löschen, werden Sie in alle Arten von Prüfungs-, Vertrags- und aufsichtsrechtlichen Fragen geraten. Wenn jemand schon lange in einem Unternehmen war und erwartet, dass er jahrelang E-Mails durchgeht und wichtige E-Mails herauskopiert, wird davon ausgegangen, dass Sie wissen, was später wichtig ist. Quango vor 6 Jahren 0

2 Antworten auf die Frage

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Jesus Shelby

Inaktive Postfächer gelten speziell für diesen Anwendungsfall. Die Lizenz kann erneut verwendet werden, wenn das Postfach inaktiv ist. Sie benötigen eine E3 / E5- oder Exchange Online Archive-Lizenz, die auf das Live-Postfach angewendet wird. Dann verfügen Sie über eine Aufbewahrungsregel, die dieses Postfach schützt. Wenn die Benutzer offline sind und das AzureAD-Konto gelöscht wird, wird die Lizenz entfernt und das Postfach wird als inaktiv betrachtet.

Die Lizenz wird in diesem Szenario automatisch wieder in den Pool gestellt. Auf das inaktive Postfach können Benutzer nicht zugreifen. Die einzige Möglichkeit, den Inhalt abzurufen, besteht darin, das Postfach wiederherzustellen oder die Tools eDiscovery / Inhaltssuche zu verwenden.

Das obige ist das häufigste Szenario, das ich sehe, und das zweithäufigste ist das Konvertieren des Postfachs in ein gemeinsam genutztes Postfach. Wenn Sie in diesem Szenario jedoch fortlaufende Schutz- und eDiscovery-Funktionen benötigen, sollten diese lizenziert werden.

Ihre andere Option besteht darin, ein Hybrid-Setup lokal mit Exchange zu konfigurieren, und Sie können Postfächer dann wieder lokal verschieben. Sie können sie dort verwalten oder in PST-Dateien exportieren. Bei einem lokalen Exchange-Server haben Sie außerdem die Möglichkeit, Nachrichten von Exchange Online lokal in ein Postfach zu protokollieren. Offensichtlich können diese letzten Optionen den ROI von Exchange Online verringern, da Sie die Infrastruktur weiterhin pflegen müssen.

Gehen Sie zu den Referenzen: Häufig gestellte Fragen zur Exchange-Lizenzierung: https://products.office.com/en-us/exchange/microsoft-exchange-licensing-faq-email-for-business

Exchange-Onlinedienst Beschreibung: https://technet.microsoft.com/de-de/library/exchange-online-service-description.aspx

Was die inaktive Lizenzierung angeht - dies war etwas, das Microsoft im letzten Jahr auf den Markt gebracht hatte, aber sie gaben nach, dass sie vorerst lizenzfrei bleiben würden. Meines Wissens gab es nichts Neues, einschließlich einer Gebühr für inaktive Postfächer.

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ASGJim

Das ist ziemlich verwirrend. Im eigenen Hilfeartikel von Microsoft werden drei Methoden vorgeschlagen: Ehemaligen Mitarbeiter entfernen

In dem Artikel werden zwei Möglichkeiten zum "Sichern" der Postfachdaten erwähnt:

Es gibt zwei Möglichkeiten, den Inhalt des Postfachs des ehemaligen Mitarbeiters zu speichern:

Fügen Sie die E-Mail-Adresse des ehemaligen Mitarbeiters Ihrer Version von Outlook 2013 oder 2016 hinzu, und exportieren Sie die Daten in eine PST-Datei. Sie können die Daten bei Bedarf in ein anderes E-Mail-Konto importieren. Informationen dazu finden Sie unter Abrufen und Sichern der Daten eines früheren Benutzers.

ODER

Legen Sie vor dem Löschen des Benutzerkontos eine Mailbox für Rechtsstreitigkeiten oder Zwischenfälle in der Mailbox an. Dies ist viel komplizierter als die erste Option, aber es lohnt sich, wenn: Ihr Unternehmensplan die Archivierung und die Aufbewahrung von Rechtsbehelfen einschließt, dass Rechtsstreitigkeiten möglich sind und Sie über eine technisch starke IT-Abteilung verfügen.

Nachdem Sie das Postfach in ein "inaktives Postfach" konvertiert haben, können Administratoren, Compliance-Beauftragte oder Datensatzmanager In-Place-eDiscovery-Tools in Exchange Online verwenden, um auf den Inhalt zuzugreifen und ihn zu durchsuchen.

Inaktive Postfächer können keine E-Mails empfangen und werden nicht im freigegebenen Adressbuch oder in anderen Listen Ihres Unternehmens angezeigt.

Informationen zum Anhalten eines Postfachs finden Sie im TechNet-Artikel Verwalten inaktiver Postfächer in Exchange Online.

Mein Verständnis ist jedoch, dass sich MS von Ediscovery-Holds entfernt und diese durch Ediscovery-Fälle ersetzt. Ich weiß nicht genau, wie sie sich unterscheiden, aber es sieht so aus, als könnten Sie mit Fällen dasselbe Ergebnis erzielen.

Der Artikel erwähnt dann das Konvertieren des Postfachs in ein gemeinsam genutztes Postfach, was eine kostengünstige Option vorschlägt.

Leiten Sie die E-Mail eines ehemaligen Mitarbeiters an einen anderen Mitarbeiter weiter oder konvertieren Sie ihn in ein freigegebenes Postfach

In diesem Schritt weisen Sie die E-Mail-Adresse des früheren Mitarbeiters einem anderen Mitarbeiter zu oder konvertieren das Postfach des Benutzers in ein von Ihnen erstelltes freigegebenes Postfach.

Das Erstellen eines freigegebenen Postfachs ist der kostengünstigere Weg, da Sie keine Lizenz bezahlen müssen, solange das Postfach weniger als 50 GB umfasst. Über 50 GB und Sie müssen ihm eine Lizenz zuweisen.

Wenn Sie das Postfach in ein gemeinsam genutztes Postfach konvertieren, sind auch alle alten E-Mails verfügbar. Dies kann viel Platz beanspruchen.

Wenn Sie die E-Mail-Weiterleitung einrichten, werden nur die neuen E-Mails an den ehemaligen Mitarbeiter an den aktuellen Mitarbeiter gesendet.

E-Mail-Weiterleitung setzt voraus, dass das Konto des ehemaligen Mitarbeiters über eine Lizenz verfügt.

Ich habe eigentlich nichts von Microsoft gesehen, das ausdrücklich besagt, dass Sie ein freigegebenes Postfach nicht verwenden können, um ein Benutzerpostfach dauerhaft zu archivieren. Ich denke jedoch, wenn Sie mit einer großen Anzahl von Benutzern und Umsatz zu tun haben, ist es schwieriger, das zu verwalten freigegebene Postfachmethode.

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