Freigegebene Mailboxen - Welche Optionen stehen mir zur Verfügung?

437
DavePenn

Ich brauche Hilfe...

Hintergrund:

Ich war angestellt, um die Online-Inhalte für eine kleine saisonale Vermietungsfirma (die Art, in der sie den Sommer arbeiten, um den Winter zu überleben) zu verwalten, und das wurde schnell zu einem IT-Management, als sie herausfanden, dass ich "gut mit Computern" bin. Wir hatten gestern ein schwerwiegendes Problem mit E-Mails, bei denen zwei Tage E-Mails aus der Outlook-PST-Datei verschwunden waren, um nie zurückzukehren (ich hatte lokale Backups, sodass der tatsächliche Schaden minimal war). Also, mein Chef hat mich gefragt, was ich tun kann, um das aktuelle Setup für so wenig Kosten wie möglich zu verbessern (er versucht nicht, etwas für nichts zu bekommen, hat nur ein minimales Budget aufgrund des Geschäftstyps).

Bitte bedenken Sie dabei, dass E-Mail nicht meine Stärke ist.

Das aktuelle Setup

  • Wir haben 3 E-Mail-Konten info @, bookings @, admin @

  • Wir haben 3 Computer, die alle gleichzeitig auf die 3 Mailboxen zugreifen müssen

  • Derzeit werden alle Konten über POP in einer einzigen Pst-Datei auf einem Computer ausgeführt, die dann mit simpleSYN die Datei für jeden der anderen Computer repliziert. Sie können dann E-Mails verwalten und hin und her replizieren, sodass alle 3 Systeme dieselbe E-Mail-Ansicht sehen.

Das derzeitige Setup ist umständlich und scheint durch Live-Replikation von Pst-Dateien gefährlich zu sein. Berichten zufolge kommt es immer wieder zu Korruption, und Tage, an denen E-Mails verschwunden sind, sind offenbar schon vorgekommen. Das andere Problem ist, dass PC A auch ständig eingeschaltet sein muss, da PC B und C sonst keine E-Mails erhalten.

Die Lösung

Es scheint mir, dass eine Art gemeinsames Postfach die beste Option wäre, da ich sie in der Vergangenheit für andere Jobs verwendet habe, aber ich habe keine Ahnung, wie sie funktionieren oder wie sie eingerichtet wird. Google sagt mir nur, dass dies über Microsoft Exchange möglich ist, aber ich kann anscheinend keine andere Option zum Vergleich finden und ich kann wirklich nicht auf das Admin-Panel unseres 365-Kontos zugreifen, um zu sehen, ob wir diese Option haben auf unserem Abo.

IMAP ist nicht wirklich eine Option, da a) unser Hosting-Plan mit 500 MB E-Mail pro Konto geliefert wird und b) der Chef sehr paranoid ist, was E-Mails angeht.

Was sind meine Optionen?

Ich bin auf der Suche nach einer Art gemeinsamer Mailbox:

  • Wirtschaftlich
  • Erfordert keine Netzwerkqualifizierung zum Einrichten
  • Geringes Risiko, E-Mails zu verlieren (derzeit verwahre ich täglich lokale Sicherungen der PST-Dateien auf)
  • Kann unsere aktuellen E-Mail-Adressen behalten

Hinweis: Ich werde auch einen Server einrichten, um das Buchungssystem zu hosten (der Chef-PC muss auch die ganze Zeit aktiv sein) und für alle Dokumente (derzeit in Dropbox und zu wenig Speicherplatz). Ich bin mir nicht sicher, ob das Teil der Lösung sein könnte oder nicht.

Entschuldigung für den langen Beitrag, wollte aber so viele Informationen wie möglich geben.

Prost im Voraus ...

1
Sie beginnen damit, dass Sie nicht POP verwenden, sondern stattdessen IMAP, das die E-Mails auf dem Server belässt und den Zugriff von mehreren Quellen unterstützt. Wenn er so paranoid ist und wichtige Dokumente auf Dropbox ablegt, sollte er sich wirklich nicht sorgen. Wenn der aktuelle Plan nicht ausreicht, fragen Sie den Hoster nach einem Upgrade. Mit Ihren aktuellen Anforderungen sind Sie wahrscheinlich an einem Punkt, an dem Sie nicht viel besser werden. Es geht nicht darum, ein besseres Hosting zu betreiben oder einen eigenen Mailserver zu betreiben. Seth vor 7 Jahren 0
Hier ein paar gute Ratschläge: Lassen Sie die Person, die diese Einrichtung eingerichtet hat, niemals mehr Ihren Computer berühren. Twisty Impersonator vor 7 Jahren 0
Müssen Ihre Benutzer E-Mails von den drei E-Mail-Adressen aus versenden oder einfach E-Mails von ihnen erhalten und mit einer einzigen, gemeinsam genutzten Adresse senden? Twisty Impersonator vor 7 Jahren 0
Ja, senden und empfangen DavePenn vor 7 Jahren 0

1 Antwort auf die Frage

1
LPChip

Wenn Sie Microsoft Outlook und Microsoft Exchange verwenden (Office 365 kann als Exchange-Konto konfiguriert werden), können Sie einfach die Option "Gelöschte Elemente wiederherstellen" aktivieren, um diese E-Mails wiederherzustellen.

Das einzige, was Sie wissen müssen, ist, wo sie gelöscht wurden, aber dies ist normalerweise kein Problem.

Abhängig von der verwendeten Outlook-Version ist diese Option möglicherweise nicht standardmäßig aktiviert. Mit einer einfachen Registrierungsänderung können Sie dies jedoch pro Client aktivieren.

Folgendes müssen Sie tun:

  1. Öffnen Sie die Registrierung.
  2. Navigieren Sie zu HKEY_LOCAL_MACHINESOFTWARE \ Microsoft \ Exchange \ Client \ Options.
  3. Fügen Sie einen DWORD-Wert mit dem Namen DumpsterAlwaysOn hinzu und setzen Sie ihn auf 1.
  4. Starten Sie Microsoft Outlook neu, damit die Änderung wirksam wird.

Die Schaltfläche Recover Deleted Itemsbefindet sich auf der FolderRegisterkarte oder kann der Schnellbefehlsleiste zugewiesen werden, wenn sie nicht auf der FolderRegisterkarte verfügbar ist .

Siehe auch: https://www.msoutlook.info/question/685

Wenn Sie die Dinge wirklich lokal behalten möchten, sollten Sie einen lokalen Exchange-Server und ein Popcon-Programm in Betracht ziehen, um alle E-Mails lokal herunterzuladen. Dann funktioniert das oben.

* Betrachten Sie einen lokalen Exchange-Server * ... Dies wäre natürlich ideal, aber das OP sagte, das Budget sei ein Problem, daher ist dies eindeutig nicht in Frage. Twisty Impersonator vor 7 Jahren 0
@ Twisty stimmte zu, aber fällt dir eine Alternative ein? Wenn ja, schreibe dir auf jeden Fall selbst eine Antwort. LPChip vor 7 Jahren 0
Ich habe das OK für einen kleinen Server erhalten (möglicherweise abhängig von den Einnahmen des Sommers). Wenn ich also die Arbeit machen kann, könnte dies die Lösung sein. DavePenn vor 7 Jahren 0
Genial. Sie können andere Software auch als Mail-Server verwenden, aber der Austausch mit Outlook ist definitiv eine bevorzugte Kombination. LPChip vor 7 Jahren 0
Danke, @LPChip, ich habe Ihre als beste Antwort bezeichnet, da Sie mir einen Weg zur Recherche gaben. Den lokalen Austausch mit einem Link zu verwenden, bei dem popcon nicht bei meinen ursprünglichen Suchen auftauchte, untersuche ich das jetzt weiter. Wird die Vor- / Nachteile sortieren und mit meinem Chef sprechen DavePenn vor 7 Jahren 0

Verwandte Probleme