Stellen Sie nur sicher, dass das Postfach als "Shared Mailbox" eingerichtet ist. Dies bedeutet, dass das Konto standardmäßig deaktiviert ist, sodass sich niemand direkt anmelden kann und Sie eine Mailbox-Lizenz verwenden. Eine andere Möglichkeit wäre die Einrichtung eines E-Mail-aktivierten öffentlichen Ordners.
Einige Benutzer weisen den freigegebenen Postfachzugriff auch einer E-Mail-aktivierten Sicherheitsgruppe zu, die anderen Benutzern die Verwaltung der Zugriffsrechte ermöglicht. Dies kann gut funktionieren, wenn viele Leute Zugriff benötigen und die Benutzer sich ständig ändern, ansonsten kann es zu einem Overkill werden.