Ich kümmere mich um die Dokumentenkontrolle für mein Maschinenbauunternehmen und brauche eine bessere Methode, um die eingereichten Zeichnungen und Geschäftsdokumente zu verfolgen.
Im Moment verwende ich nur ein Excel-Arbeitsblatt mit etwa 20 Spalten, in dem die einzelnen Projekte, Hersteller, Kunden, Zeichnungstitel (manchmal anders als Dateiname), Revision usw. der einzelnen Dateien aufgezeichnet werden. Dies ist sehr eintönig, wenn ich bis zu 50 Zeichnungen einreiche auf einmal - ich habe in den letzten 6 Monaten bereits etwa 1000 Zeilen in meine Tabelle geschrieben.
All das funktioniert, und ich habe immer noch keine eingebauten Datei-Hyperlinks oder Berichterstellung, die jetzt große Probleme darstellen. Ganz zu schweigen von der Suchfunktion von Excel ist das manuelle Scannen einer Spalte nach der gesuchten Zeichenfolge.
Ich habe mit ein paar Open-Source-Dokumentensteuerungsoptionen, Dateikatalogisierung, MS Access mit Formularen und Berichten gespielt. Alles erfordert mehr Zeit als nur das manuelle Eingeben der Daten. Excel scheint die bessere Option zum Kopieren / Einfügen von Feldern zu sein als etwas wie das Bearbeiten der Metadaten einer Datei für jedes PDF einzeln.
Irgendeiner Ausweg aus diesem Schlamassel?
Andere wählen dann ein vollständiges Dokumentenverwaltungssystem wie FileHold oder Alfresco . Es gibt Versions-Tracking-Produkte wie TortoiseSVN und GIT . Die Versions-Tracking-Software ist kostenlos und kann mit einer intelligenten Ordnerstruktur kombiniert werden, um Ihnen einen Großteil des gesuchten Ergebnisses zu geben.
Hoffe das hilft