Steigerung der Produktivität mit großem Outlook-Posteingang - "Sortierter Posteingang" und Frequenzen

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Martin

Ich verwende Exchange Online und Outlook 2010 mit einem sehr hohen E-Mail-Volumen und einem großen Posteingang. Ich benutze bereits farbige Kategorien und filtere Verteilerlisten in spezielle Ordner. Ich verwende Ordner auch mit verschiedenen Lebensdauern usw. Trotzdem könnte meine Produktivität (E-Mails bearbeitet / Zeitintervall) und Zuverlässigkeit (ohne Stuf zu übersehen) besser sein.

Ich habe drei Probleme mit meinem aktuellen Setup festgestellt:

  1. Ich vermisse den von Google Mail angebotenen "sortierten Posteingang". Kurz gesagt, die Funktion versuchte, einzelne E-Mails (im Gegensatz zu Massen-E-Mails) oder E-Mails von Personen hervorzuheben, auf die ich häufig antworte. Durch das Betrachten von E-Mails, die nach dieser Logik als wichtig eingestuft wurden, konnte ich häufig E-Mails finden, die ich einfach übersah.

  2. Der Posteingang ist bereits sehr groß. Es wäre Zeitverschwendung, wenn ich versuche, es vollständig zu sortieren, aber es würde sehr helfen, wenn ich es nicht nur nach Absender sortieren könnte, sondern auch nach der Anzahl der E-Mails dieses Absenders. Dadurch könnte ich die Anzahl der E-Mails in meinem Posteingang schnell reduzieren und viele veraltete Inhalte löschen.

  3. Bei der Beantwortung von E-Mails ist es oft nützlich, die gesamte Konversation mit dieser Person sofort zu sehen. Für wichtige Dinge habe ich mein CRM mit Outlook verbunden, aber für die täglichen Dinge, für die ich Xobni verwendet habe. Aber Xobni wurde immer ressourcenintensiver, unterstützte meine Sprache nicht richtig und konzentrierte sich meiner Meinung nach auf die Verbindung mit sozialen Netzwerken (die ich nicht verwenden möchte). Gibt es eine leichte Alternative zu Xobni, die keinen Volltextindex aller E-Mails erstellt?

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2 Antworten auf die Frage

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Geoffrey McGrath

Ich bin ein bisschen ein puristischer Posteingang, indem ich meinen "Posteingang" im traditionellen Sinne verwende - nur offene Arbeiten, die meine sofortige Aufmerksamkeit erfordern, verbleiben im Posteingang, immer sortiert nach "Empfangen", wobei das letzte auf der Liste steht. Alles andere wird gelöscht (Touch-it-Once-Strategie) oder gelegentlich lösche ich eine Nachricht in einen aktuellen Ordner. Wenn für die Zukunft ein TODO-Element vorhanden ist, ziehe ich die Nachricht normalerweise in meinen Kalender. Ich bemühe mich, am Ende des Tages einen leeren Posteingang zu haben. Ich halte es für einen Erfolg, wenn es stündlich leer sein kann.

Wenn ich den Verlauf überprüfen möchte, gehe ich (normalerweise) in meinen gelöschten Ordner und sortiere nach "Von" oder "Betreff", um mich schnell wieder auf den neuesten Stand zu bringen. Wenn Sie eine Spalte sortiert haben, können Sie mit der Eingabe beginnen, um den gesuchten Benutzer oder Betreff schnell zu finden.

Ich verabscheue die "Group By" und habe nie gesehen, dass sie gut genutzt wird, obwohl ich gesehen habe, dass viele Leute sie benutzen. Wenn ich diese Funktion jemals von einem Power-User, der keine Zuverlässigkeits- und Produktivitätsprobleme hat, in direktem Zusammenhang mit dieser Funktion sieht, werde ich meinen Beitrag aktualisieren.

Vielen Dank für die Hinweise zum Sortieren, noch nie bemerkt. Der leere Posteingang wäre ein schönes Ziel, aber um mir irgendwie näher zu kommen, brauche ich etwas, das mir hilft, einige der wichtigsten Dinge wenigstens grob zu extrahieren, bevor der Rest in einem Archivordner abgelegt wird. (nubli.com schien zu tun, was ich brauchte, leider ist es tot; "live inbox" scheint ein Plugin zu haben, aber es ist nicht öffentlich herunterladbar und ich schaue gerade bei savvybox. Martin vor 11 Jahren 0
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Richie086

Ich habe ein paar Vorschläge, um Sie bei Ihrem Posteingangsproblem zu unterstützen.

Zuerst sah ich keine persönlichen Ordner-Dateien erwähnt? Verwenden Sie PSTs? In meinem aktuellen Job habe ich in den letzten 8 Monaten über 10.000 E-Mails in PSTs.

Eine Sache, die ich in Outlook als nützlich erwiesen habe, sind Suchordner (jedoch nur innerhalb einer PST-Datei). Aus irgendeinem Grund hat keiner meiner Kollegen in Outlook Suchordner eingerichtet. Suchordner sind sehr anpassbar und filtern E-Mails nach Absender, Wichtigkeit und E-Mails mit Anhängen automatisch.

Neben Suchordnern verwende ich ein stark strukturiertes Ordnerlayout und einige Regeln, um jede E-Mail, die ich sende oder empfange, automatisch in ein PST zu kopieren. Die Ordnerorganisation, die ich verwende, lautet wie folgt:

2012

  • Posteingang Archiv
    • 01-Jan
    • 02-Feb
    • 03-Mar
    • 04-Apr
    • 05. Mai
    • ..
    • 12. Dezember
  • Archiv gesendet
    • 01-Jan
    • 02-Feb
    • 03-Mar
    • 04-Apr
    • 05. Mai
    • ..
    • 12. Dezember

Dann erstelle ich Regeln für meinen Posteingang und versendete Nachrichten, so dass jede einzelne E-Mail, die ich sende oder empfange, in den entsprechenden Ordner kopiert wird. Dies hängt vom jeweiligen Monat ab. Auf diese Weise können Sie Elemente aus Ihrem Posteingang löschen und müssen sich keine Sorgen darüber machen, dass Sie alte E-Mails nicht finden können. Solange Sie eine Erinnerung zum Aktualisieren Ihrer Regeln festlegen, wird der Posteingang / die gesendeten Elemente in die richtigen Ordner verschoben habe eine Kopie von allem.

Zusätzlich zu meinem Posteingang / PST-Postfach habe ich ein weiteres PST, das als gelöschte Objekte bezeichnet wird. Wenn ich eine E-Mail lösche, verschiebe ich sie in meine gelöschten Elemente PST. Halten Sie den Posteingang und die gesendeten Elemente getrennt von den gelöschten Objekten. PST wird empfohlen, wenn Sie in einer Situation geraten, in der Ihr primäres PST beschädigt ist.

Da Sie jetzt eine PST mit sämtlicher E-Mail-Korrespondenz haben, richten Sie Ihre Suchordner im Posteingang / Gesendete Objekte PST ein. Wenn Sie Suchordner in Ihrem Exchange-Posteingang konfigurieren, werden Sie lediglich Korrespondenz in Ihrem Exchange-Posteingang, gesendete Objekte und den Gesprächsverlauf sehen (was im Wesentlichen wertlos ist, es sei denn, Sie archivieren alles in Ihrem Exchange-E-Mail-Posteingang, was Sie bei Ihrem Browser unpopulär macht austausch admin). Das Konfigurieren Ihrer Suchordner ist viel einfacher als das Konfigurieren von E-Mail-Regeln für jede Person / Gruppe, für die Sie Ordner haben möchten.

Hoffentlich hilft das!

Richie

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