Auf der Suche nach einer guten Inbox-Management-Methode

1541
Joe Casadonte

Ich bekomme täglich ein paar hundert E-Mails zur Arbeit. Viele sind Teil einer E-Mail-Konversation, die sich über mehrere Tage oder sogar Wochen erstreckt. Ich hasse es, sie einfach direkt zu löschen, da ich sie in naher Zukunft vielleicht als Referenz benötigen könnte. Die Folge ist, dass ich allein in meinem Posteingang Tausende von E-Mails habe, von denen die meisten nicht mehr relevant sind. Ich verwende Thunderbird, daher stehen mir einige Organisationsfunktionen zur Verfügung, aber was ich wirklich brauche, ist eine gute Gesamtmethode für das E-Mail-Management. Hat jemand irgendwelche Vorschläge? Vielen Dank!

10
Danke für die schnellen Gedanken. Ich wünschte, ich hätte 2 oder 3 der Antworten überprüfen können; Ich mag das Inbox Zero-Konzept. Joe Casadonte vor 14 Jahren 0

5 Antworten auf die Frage

8
Gerd Klima

Eine Kombination verschiedener Interpretationen der "Zero Inbox" -Strategie kombiniert mit dem Prozess "Get Things Done" ( GTD ).

  1. Selbstdisziplin : Sehen Sie sich Ihren Posteingang nur ein paar Mal am Tag an - zu Beginn der Arbeit, kurz vor dem Ende der Arbeit und ein paar Mal dazwischen.
  2. Mailfile-Organisation : Sie haben zwei "spezielle" Ordner in Ihrer Mail-Datei: Basket und Soft-Trash . Haben dann Ordner Arbeit (und vielleicht auch privat ) mit verschiedenen Unterordnern für Projekte / Themen.
  3. Vorgang : Wenn Sie Ihren Posteingang öffnen, bearbeiten Sie alle E-Mails, beginnend oben und nicht bis zum Ende des Posteingangs. Durchlaufen Sie den Posteingang je nach Mailmenge iterativ, bis er leer ist.

Mögliche Aktionen pro Mail sind:

  • sofort in den Papierkorb der Mailbox löschen (Dinge, die Sie definitiv nicht mehr benötigen)
  • in den Soft-Trash- Ordner verschieben (Dinge, die Sie möglicherweise in naher Zukunft benötigen)
  • Umzug in Korb - Ordner (Dinge, die Sie behalten möchten)
  • Bewegen Sie sich in einen dedizierten Ordner unter Arbeits- oder privaten Ordnern (Dinge, die Sie behalten möchten und die wichtig genug sind)

Unterschied zwischen Korb und dedizierten Ordnern unter der Arbeit

Versuchen Sie, alles in den Warenkorb zu legen und verwenden Sie einfach die Suchfunktion. Möglicherweise gibt es jedoch bestimmte Themen / Projekte / Themen, die Sie zusammenfassen und in der Lage sein möchten, sie in ihrer Gesamtheit anzuzeigen - so legen Sie sie in einem entsprechend benannten Ordner ab.

Ein weiterer Tipp für den Warenkorbordner ist - abhängig von Ihrer E-Mail-Anwendung - die Verwendung von Tags für erweiterte Suchfunktionen.

Was mit dem zu tun, Soft-Müll - Ordner

Löschen Sie regelmäßig Mails aus dem Papierkorb, z. B. Mails, die älter als 3 Monate sind. Dies gibt Ihnen eine gewisse Menge an Backlog-Mails, wenn Sie herausfinden, dass Sie diese Mail benötigen, die Sie vor 2 Tagen gelöscht haben. Sie glauben, Sie würden sie nie wieder brauchen ...

Nur ein FYI - Ich habe diese Art von Setup für den Großteil dieses Monats ausgeführt, und ich liebe es - danke nochmals für die Hilfe! Joe Casadonte vor 14 Jahren 0
4
innaM

Ich mag die Inbox Zero- Strategie sehr. Natürlich erfordert dies einige Mühe, aber Sie können nicht mit müheloser Handhabung von E-Mails rechnen, oder?

4
Move More Comments Link To Top

Inbox Zero ist zweifellos die beste Antwort, wie Manni vorschlug . Nachdem Sie damit fertig sind, lesen Sie Getting Getting Done: Die Kunst der stressfreien Produktivität (Taschenbuch).

Es hilft Ihnen, Ihre neuen Supermächte zu verfeinern

Um den GTD-Prozess zusammenzufassen:

Bei der Verarbeitung eines Buckets wird ein strikter Arbeitsablauf eingehalten:

  • Beginnen Sie oben.
  • Behandeln Sie jeweils einen Artikel.
  • Niemals etwas wieder hineinstecken.
  • Wenn für ein Element eine Aktion erforderlich ist, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus :
    • Mach es (wenn es weniger als zwei Minuten dauert)
    • Delegiere es
    • Verschiebe es
  • Wenn für ein Element keine Aktion erforderlich ist, führen Sie eine der folgenden Aktionen aus :
    • Legen Sie es als Referenz ab
    • Wirf es weg
    • Inkubiere es für mögliche Aktionen später

Wenn es weniger als zwei Minuten dauert, sollten Sie es sofort tun. Die Zwei-Minuten-Regel ist eine Richtlinie, die ungefähr die Zeit umfasst, die erforderlich ist, um die Aktion förmlich zu verschieben.

Weitere Informationen finden Sie im Wikipedia-Artikel .

2
briealeida

Dies ist ein bisschen extrem / unorganisiert, aber was ich manchmal mache, ist (in gMail) "Select All" (Alle auswählen). Dann werden die wichtigsten durchgesehen und die Auswahl aufgehoben, und anschließend auf "Archiv" geklickt. So bleibt nur das Wichtige im Posteingang.

Ich habe viel mehr unnötige E-Mails, als mir bewusst wird, also funktioniert das wirklich gut für mich.

Wie immer YMMV.

0
rodey

Ich habe aufgehört, meine E-Mails zu organisieren, weil ich das Gefühl hatte, ich würde es vermasseln und E-Mails stauen, und dann konnte ich einfach nicht finden, wonach ich suchte, weil ich nicht wusste, in welchen Ordner ich es legte. Ich verwende Outlook 2003 und erhalte weniger als 30 Nachrichten pro Tag.

Folgendes mache ich jetzt:

  1. Ich habe Google Desktop installiert, da ich dadurch meine E-Mails besser durchsuchen kann als alles andere, was ich finden kann.
  2. Ich habe einen Monat E-Mail in meinem Posteingang. Danach verschiebe ich es in ein separates Archiv.
  3. Ich habe einige Ordner, die ich verwende, aber sie sind hauptsächlich für automatisierte E-Mails, die ich erhalte, und für E-Mails, auf die ich häufig verweise. Die meisten dieser Ordner verfügen über eine Regel, die die E-Mail automatisch in diesem Ordner ablegt und meinen Posteingang vollständig umgeht.

Viel Glück!

Verwandte Probleme